Pracownicze Plany Kapitałowe działają automatycznie. Nie trzeba się do nich zgłaszać. W każdym momencie pracownik może wypisać się z PPK, ale też i wrócić, gdy zmieni decyzję. Z założenia PPK ma pomóc Polakom oszczędzać na przyszłość, z idei PPK wynika, że jest to proces oszczędzania długofalowego. Do PPK zostaną automatycznie zapisani pracownicy w wieku od 18 do 55 lat. Pozostali, którzy przekroczyli 55. rok życia, mogą przystąpić do PPK na własny wniosek.
Każdy zatrudniony pracownik, który ukończył 18 lat, a znajduje się przed 55 rokiem życia, otrzyma prywatny rejestr PPK zasilany pieniędzmi z trzech podmiotów:
Poza poinformowaniem zatrudnionych o rozpoczęciu uczestnictwa w Pracowniczych Planach Kapitałowych, do obowiązków pracodawcy należy też wybór instytucji finansowej, w której zostaną utworzone prywatne rachunki PPK pracowników. Oprócz tego przedsiębiorstwa współpracują z Polskim Funduszem Rozwoju S.A., który z kolei prowadzi ewidencję i system rozliczeń PPK. Dodatkowo tak jak w innych sprawach dot. organizacji pracy, firmy podlegają kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
Obowiązek przystąpienia pracodawców do Pracowniczych Planów Kapitałowych sprawił, że firmy przedstawiły swoim zatrudnionym szczegółowe informacje na temat programu oszczędnościowego. Zostało to przeprowadzone w różnych formach, np. za pośrednictwem specjalnych spotkań, broszur informacyjnych, listów czy też odnośników do informacji opublikowanych w dedykowanych serwisach internetowych. Również firma REKORD przygotowała dla swoich klientów informacje na Pracowniczych Planów Kapitałowych. Organizowane były webinaria na temat PPK, materiały z webinariów dostępne są na stronie www.rekord.szkolenia.com.pl w zakładce „Baza wiedzy”. Systemy kadrowo-płacowe firmy REKORD SI również zostały dostosowane do obowiązujących przepisów prawa, w zakresie pełnej obsługi pracowników pod kątem zgłoszeń, jak i rozliczeń składek wynikających z PPK. Pełna obsługa pod kątem ewidencji i naliczeń składek zawarta jest w kadrach i płacach pakietu RATUSZ i dostępna jest w ramach bieżącej aktualizacji systemów.
Firma REKORD SI przygotowała swoje oprogramowanie do wymogów związanych z wprowadzeniem PPK. Wprowadzone zmiany w systemach kadrowo-płacowych obejmują m.in.:
Dodatkowo klient może zaopatrzyć się w aplikację REKORD PPK umożliwiającą zarówno obsługę ewidencyjną uczestników programu, jak również transmisję dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych do towarzystw funduszy inwestycyjnych (TFI).
Moduł umożliwi realizację ustawowego obowiązku zgłoszenia uczestników PPK do „instytucji finansowych”. W tym celu system wygeneruje pliki xml lub csv w formacie opracowanym przez „grupę projektową PPK”. W kolejnych etapach implementacji moduł stanie się dominującym narzędziem do zarządzania Pracowniczymi Planami Kapitałowymi pod kątem identyfikacji zdarzeń związanych z uczestnictwem pracowników w PPK oraz komunikacji z towarzystwami inwestycyjnymi.
Szczególną rolą systemu będzie przechowywanie dowodów zdarzeń związanych z funkcjonowaniem PPK. Program został również wyposażony w podstawowe wydruki i analizy ułatwiające zarządzanie Pracowniczymi Planami Kapitałowymi. Do poprawnej implementacji rozwiązania wymagane są aktualne wersje systemów kadrowo-płacowych autorstw firmy REKORD SI.